Case

匯通

秘書服務

忙碌的大老闆

小秘A:「CK公司你好。」接起CK公司因沒人應答,而轉出來的電話,以確保客戶不會漏掉重要電話,且便於回覆訊息。

電話中:「我要找H先生。」

小秘A:「H先生現在剛好不再位置上耶!方便幫您留言嗎?」

電話中「他又不在??!我已經連續找他好幾天了,怎麼每次都這麼剛好……

沒關係,我明天再打來!」

一天中類似這樣的情形,發生不下數十次,但令小秘B不解的是H先生本人明明就在辦公室內,為何不接電話呢?

小秘A:「這妳就不懂了,H先生工作這麼忙碌,來訪客戶又多,電話方面當然交給值得信任又專業的秘書們來處理就行啦!H先生只要專注於手邊工作即可。」

小秘B恍然大悟般的點點頭,立馬到櫃檯就位,蓄勢待發,以更專業的氣勢為下一通電話做準備。

小秘B:「你好,這裏是櫃檯,H先生您的訪客到囉!」

「好的,謝謝。」H先生熟練的拉了會客椅坐下,面試著對方的來歷。

約莫5分鐘過後,H先生又有賓客來訪,賓客源源不絕,看來今天也是個忙碌的一天呢!

為了不打擾重要會議,秘書伺機遞了張小紙條通知正在面議的H先生,H先生看了看紙條後,卻滿是錯愕……

「我的訪客到了?」

小秘B:「是的,是H先生的訪客。」

只見H焦急的看看鄰桌的訪客,又疑惑的轉向自己正對面的訪客內心咕喃一句「那你是……」,這才發覺原來是行程不小心重複安排,導致一個時間點出現了兩組客人。
見識過各種大場面的H先生馬上整頓了情緒,恢復以往沈穩的態度繼續面試賓客。

除了觀察入微的秘書外,對面以及鄰桌的賓客皆沒發現這突如其來的小插曲呢!

身為忙碌的大老闆,跑跑外務也是常有的事,如果這時前述的小插曲又再度上演呢?

這完全就是考驗小秘書們的臨場反應及專業了。

「你好,我要找H先生,我們有約會談。」訪客走出電梯向著櫃檯說道。

詢問完來歷後,小秘B請訪客先行入座。

H先生尚未進公司,也許有甚麼事宜,因此不慎耽擱了,小秘書趕緊撥打H先生手機。

一通、兩通、三通……皆無人接聽。

一分鐘、五分鐘、十分鐘……秘書上前安撫訪客並詢問是否有H先生電話以外的聯絡方式,不過依然未果。

五通、八通、十通……小秘書仍不放棄一絲希望,努力的試著聯繫。

二十分鐘、三十分鐘、四十分鐘,就在這個天時地利人和的時刻!!

「你好。」電話那頭終於不再是嘟嘟聲。

「H先生您的訪客到囉!」小秘B彷彿看到曙光中的那一條蜘蛛絲,開心的說著。

「我的訪客到了?」熟悉的話語,再次從電話裡傳出,讓秘書不由自主地打了個寒顫。

「我不記得我有約訪客。」

小秘B:「但確實為H先生的訪客唷!請問有方便接洽嗎?」

「好吧……大概一個小時內會到達公司。」

知曉這個好消息,立刻向訪客報喜,並對於讓他等待這麼長一段時間感到抱歉。

還好小秘書在中間過程對應得宜,客人並未對這漫長的等待感到不悦,反倒是欣然接受這個結果,慶幸自己今日沒有空跑,看來大老闆的魅力也佔了大部分原因吧!

就像每個童話故事一樣,都會有個HAPPY ENDING收尾,這個故事結局為訪客與H先生順利進行了面談,幾個月後,H先生的公司不斷茁壯,事業也更國際化,三不五時就西裝鼻挺的提著行李廂去國外洽談生意呢!