Case

匯通

秘書服務

無敵的信任

某日某客戶:「秘書,我等一下要出門開會,若是我公司電話響了,再請你幫我接聽留言。另外,這個文件幫我叫快遞,哎呀~忙到忘了裝訂起來,再拜託幫我包一下。」

這樣的對話在商務中心的櫃檯是很稀鬆平常的,往常會在商務中心承租辦公室的客戶,往往是新創業需要身兼多職的一人公司,因為商務中心能提供現成且專業的行政團隊來輔佐剛起步的新公司,雙方的關係少了房東與房客的關係,更多的互動像是一起打拼的夥伴。

曾經服務過的一組客戶是從事室內裝潢設計,他辭掉前一份工作出來創業,透過朋友介紹使用商務中心的辦公室服務,進駐時就用他設計師的天分,將兩坪的辦公空間有效利用,辦公桌併連著繪圖專用的桌子外,還放了一組小沙發,雖然辦公室規劃的舒適,但他每天待在裡頭的時間卻不長,總是看他進進出出,一會兒是西裝筆挺接洽業務,一會兒又是T恤牛仔褲去工地監工,有時則是戴著辦球帽想遮住為了趕圖變成的熊貓眼。

某天一大早他如往常匆匆忙忙跟櫃台秘書打聲招呼就離開了,下午左右櫃台秘書接到他打回來的電話,說人在外縣市但有一份文件放在辦公室裡,他的客戶急著要來拿,秘書是否方便開門進他辦公室,找到這份文件後交給他的客戶。秘書理解客戶焦急的心情,但要開鎖進客戶辦公室得經主管核可同意了,何況還要在客戶辦公室裡翻找出指定文件,雖然表面上這件事看起來容易,但是代誌不像憨人想的那樣簡單,若是有什麼東西掉了,這風險可不是商務中心所能擔起的啊~主管評估了一會,基於想幫客戶解決問題的熱心,又得考慮自保的情況下,最後決定從進客戶的辦公室開始,到找到指定文件的過程全都錄影下來。客戶很感激秘書的協助,隔天就帶了出差買的伴手禮回來答謝。

商務中心除了提供客戶行政上的服務外,維護辦公環境清潔也是重要服務之一,清潔客戶的辦公室地毯和收拾垃圾是每天例行工作,這樣的服務是當客戶有進辦公室的情況下,清潔阿姨才會進客戶辦公室整理,若是遇到久久才進辦公室的客戶,則會請客戶通知櫃台配合他們的時間提供清潔服務。室內裝潢設計的客戶,平常就跟櫃台秘書互動頻繁,再加上之前進去他辦公室找文件的事情後,他更是信賴商務中心行政團隊,於是他提出礙於進出辦公室時間不固定,常跟清潔阿姨收拾垃圾的時間擦身而過,因此希望即便他不在,也能每天替他整理辦公室。沒有人不喜歡在乾淨舒適的環境中辦公,但是這樣高頻率進出客戶專屬的辦公室,經過主管們開會評估後,相關的風險已經超過商務中心能服務的範圍了。最後與客戶溝通的配合模式,還是以他人在辦公室的前提下,商務中心配合他時間提供清潔服務。

一陣子下來,辦公室的清潔服務,商務中心與設計公司客戶配合得很不錯,直到某一天,清潔阿姨急忙跑到櫃台說客戶放在辦公室的金項鍊不見了,秘書拋下手邊工作立刻到客戶辦公室了解狀況,「剛剛我正聚精會神地在繪圖,聽到清潔阿姨敲門進來收垃圾,我沒抬頭留意,等我喘口氣想喝口水時,就發現我放在櫃子上的金項鍊不見了,我翻遍辦公室裡的每一個角落都沒看到,不曉得是不是清潔阿姨不小心將它跟垃圾一起收走了。」

秘書與清潔阿姨揮著冷汗,打開每包從各間辦公室收集回來的垃圾袋,展開地毯式搜索,但就是不見金項鍊的蹤影。雖然客戶沒有追根究柢這件事也說沒關係,但秘書發現在這事件發生之後,客戶與櫃檯的互動變少了,經過櫃檯時也不再微笑打招呼,這樣的尷尬氛圍維持了一個多月~

突然有一天,客戶走到櫃檯拿出一條金黃耀眼無比的東西說「我的項鍊找到了,它掉在我辦公室公文櫃與牆邊的縫隙。」秘書苦笑說找到就好....