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匯通

秘書服務

更高級的服務

這是一間在商務中心裡規模頗大的公司,從原本的一間小辦公室,經過了一段時間的努力打拚,陸續地加租了好幾間辦公室,好不容易有機會換到商務中心在另一館幫這間公司量身打造,由好幾間辦公室打通而成的空間,全公司上上下下都很興奮又期待。為了讓剛換到新環境的他們能盡快適應,櫃台秘書在各方面都盡量提供協助。搬遷完隔天中午,客戶急急忙忙地跑來跟祕書說茶水間跳電了,微波爐、電鍋甚至連電燈都打不開,正值中午吃飯時間,這間公司準備熱飯的好幾位同仁擠滿了茶水間,秘書除了安撫他們,也趕緊聯繫相關人員查看總電源開關做處理。好不容易讓大家都順利熱完午餐,秘書和營運主管討論了一下,這幾年從來沒遇到過這種情況,怎麼這組客戶一搬進來就發生了,才發現原來是該公司同仁在同一時間使用兩台微波爐及電鍋而導致跳電。考量到安全性的問題,秘書跟客戶溝通了一下,請客戶內部協調彼此熱飯的時間及順序,一次一位同仁熱飯,避免同一時間使用兩種電器,這才解決了這次的危急事故。

某個星期一早上,該公司的一位女生同事來櫃台找祕書,一副欲言又止的樣子,一問之下才知道,這名女同事在假日來辦公室加班,要進洗手間時,碰到一名男性工人從裡面走出來,讓她當下是既驚慌又尷尬,以為是自己走錯地方了,後來才發現自己沒走錯,反應給我們知道,希望我們能想辦法避免類似的窘境再發生。這下的情況倒有點難倒祕書了,畢竟公共空間每個人的進出我們也控制不了,更何況是在假日時間,不過既然客戶反應了,也不能夠置之不理。營運部門的同仁們討論了一下,發現會不會是廁所的標示沒有那麼明顯,才導致這種情況發生,於是決定在廁所進門處的鏡子上加上一個好看又明確的圖示,讓進出的人能夠清楚的辨識。

經過了一段時間的磨合期,客戶逐漸適應新辦公室,情況也大致地穩定下來了。每個禮拜五下班前,商務中心會固定整理冰箱,保持冰箱整潔外,也避免有食物被遺留太久壞掉。讓祕書疑惑的是,總有一個裏頭裝著看起來是醃漬品的盒子,禮拜五清冰箱時都沒有看到,但下禮拜就又出現了,才發現是這間辦公室某位同仁的,總在秘書整理冰箱前把東西拿走,整理完後再把那個神秘的小盒子冰回去。小盒子放久了,冰箱漸漸地有味道,為了解決這個情況,剛好冰箱也到了要除霜的時候,必須要把冰箱清空並且將電源拔掉,於是決定藉此機會讓客戶把冰箱裡的東西帶回去,小黑盒才終於不在冰箱裡跟祕書玩躲貓貓。

商務中心盡量提供完善的服務給每一位客戶,也總是在不同的情況中見招拆招,永遠會有預期之外的情況發生,考驗著營運團隊的危機處理及應變能力,當下總會覺得:天啊~怎麼會有這樣的事情發生?但事後想想,也要感謝客戶給我們機會調整與修正,提供更高級的服務!