Case

匯通

秘書服務

意料之外的迴響

某一個艷陽天~

小秘:「您好,有什麼可以為您服務的嗎?」

女客戶:「我們急需可以容納3個人的臨時辦公室」

小秘:「正巧,我們目前剛好有一間這樣的辦公室,讓我帶您參觀一下,我們邊逛邊聊」

小秘從上到下打量了眼前的這位女客戶,年紀約莫30~40歲,身著淺灰色套裝,耳戴貴氣珍珠耳環,手戴亮眼鑽石戒指,除了脖子上那條中性銀色粗項鍊外,整體上來說已是貴婦等級裝扮了。

小秘:「這個空間將近4坪,3人使用起來相當舒適,您覺得如何呢?」

女客戶:「就這間吧!我今天就想辦進來了。」

小秘:「謝謝您喜歡,真是太好了!還沒請教您在從事什麼呢?」

女客戶:「看到我脖子上這條能量項鍊了吧,這是我公司主要的商品,我們家的東西就是靠愛用者”分享”出去的。」

小秘原本欣喜若狂準備簽約,但聽完客戶這麼說,心情瞬間跌落谷底。傳直銷經營事業所需的集會場地以及口耳相傳的銷售模式,這可是與商務中心所提供的商務空間和管理模式大相逕庭,要提供傳直銷產業辦公空間的服務,無疑是商務中心現場管理上的一大挑戰。

為了評估是否出租辦公室給直銷公司,業務部和營運部在緊急會議中歷經天人交戰、刀光劍影,即便營運部考量到服務成本上極力反對,但當業務部拿出當月出租率時,答案就呼之欲出了。

直銷客戶進駐的的一個月,營運主管所擔心的混亂都未上演,一切還算風平浪靜,但從第二個月開始,就頻頻發生直銷客戶的訪客(下線)搭上商務中心的服務人員,甚至是商務中心的其他客戶,找到機會就宣揚分享那條充滿神秘力量,戴上它就保健身體的項鍊。

隨著直銷客戶業務蓬勃發展,櫃台秘書每天至少接待他們的訪客(下線)30組,公共區域鬧哄哄、人滿為患已成常態,點心盤上免費提供給客戶們在忙碌洽公中可以充飢的餅乾糖果,永遠上演前一秒補滿,後一秒就全被掃空的情節,更是有環保愛地球的訪客(下線)自備1000cc的保溫壺來裝取美味香醇的咖啡。

主管見識過幾次諸如此類的誇張行徑,再加上其他客戶開始客訴公共環境品質,平時以服務客戶至上為宗旨的他,也不得不與直銷客戶溝通遵守公共區域的使用辦法。其實,直銷客戶對於商務中心的管理配合度相當高,只是他們的訪客(下線)進出比較複雜,直銷客戶也很難去一一向他們宣導環境使用的相關規範。

某個假日,商務中心的公共接待區,異於往常休息日的安靜,充滿向心力、精神抖擻的口號響徹雲霄,原來是直銷客戶在舉辦集會,主管透過遠端監視器看到這已像是流水席的畫面,心裡只想著,上班日第一天肯定有忙不完的善後工作。半天時間過去,主管再打開遠端監視器一看,接待區已人去樓空了,很感激的是除了桌上垃圾被收拾乾淨,為了騰出大空間而移至角落的桌椅也都被復原了~

主管才放心準備要關掉監視器時,眉頭一皺發現案情並不單純...公共區域地毯的顏色在畫面上怎麼成了像是陰陽海的對比色,再放大畫面仔細看才發現公共區域竟快成汪洋一片。

主管二話不說直奔回公司,原本應該是走起蓬鬆似棉花糖的地毯,已成了可以濺起水花的小水漥,沿著水漫延的反方向走去,找到了漏水的源頭,原來是飲水機的開關忘了關,水就從盛接廢水的大桶子不斷溢出....

主管立馬找了三位同事,大夥兒花了九牛二虎之力才將30多坪的地毯處理乾淨。

隔天,直銷客戶一聽到他們釀成的災禍,不斷低頭賠不是,臉看去都快親到地面了,「很抱歉給商務中心添了很多麻煩,相關需要賠償的費用我們一定會全權負責。近期我們已經找到合適的辦公室,裝潢好下個月就可以搬家了,謝謝商務中心提供臨時辦公室,讓我們有暫時的棲身之地。」商務中心絕無趕走客人之意,雙方的關係其實是魚幫水水幫魚,只希望服務期間能夠彼此尊重。

半年過去,直銷客戶順利搬遷到新辦公室,營運部主管看到公共空間又回到井然有序充滿商業氛圍的樣子,總算如釋重負鬆了一大口氣。

又是某一個艷陽天~

小秘:「您好,有什麼可以為您服務的嗎?」

「我透過友人介紹說你們這的服務很好,我想找一間5人的辦公室。」

小秘:「方便請教介紹人是哪位嗎?有機會一定要好好謝謝他。」

男客戶:「我那朋友是在做能量項鍊的,我跟他做相似的事業,專門分享好東西給大家。」

小秘的眼角餘光看見營運主管銳利無比的眼神,那殺氣騰騰的眼神就算是人在千里之外也會被碎屍萬段一樣。

小秘回過神立刻說「真的非常謝謝您撥空來參觀,我們五人辦公室都滿租了,目前只剩兩人辦公室不曉得是否合用」......